QUY TRÌNH KIỂM SOÁT PHƯƠNG TIỆN RA VÀO MỤC TIÊU DÀNH CHO NHÂN VIÊN BẢO VỆ

1. Quy trình kiểm soát phương tiện cá nhân (xe 2 bánh)

a) Quy trình kiểm soát khi xe vào như sau:

- Tất cả phương tiện xe hai bánh khi qua cổng, người điều khiển phương tiện phải xuống xe dẫn bộ qua cổng.

- NV bảo vệ sẽ bấm thẻ cho từng xe, không bỏ sót xe nào để tránh các trường hợp kiện tụng, tranh chấp về sau. Phần vé phía ngoài bảo vệ sẽ giao cho người giữ cùi vé đó và bấm lại cùi vé khác, đảm bảo rằng trên cùi vé bấm vào xe chỉ có một lỗ kim bấm. Bảo vệ sẽ hướng dẫn mọi người để xe đúng nơi quy định, xe để trong bãi phải ngay hàng thẳng lối, không được để lộn xộn, chắn lối đi.

b) Quy trình kiểm soát khi xe ra như sau:

- Tất cả phương tiện xe hai bánh khi qua cổng, người điều khiển phương tiện phải xuống xe dẫn bộ qua cổng.

- NV bảo vệ sẽ thu lại vé xe từ người điều khiển phương tiện và phần vé bấm trên xe, ráp hai phần lại với nhau, nếu thấy khớp về con dấu - chữ ký - ngày tháng – số seri và hai mép đều nhau thì giải quyết cho xe ra. Nếu phát hiện tất cả những dấu hiệu trên không trùng lặp với nhau thì lập tức giữ cả người và phương tiện lại để tiến hành điều tra vụ việc.

- Trong trường hợp có đơn sự bị mất thẻ xe: Bảo vệ sẽ lập Biên bản vụ việc đó -> tạm thời giữ phương tiện lại -> yêu cầu đương sự đem đầy đủ các loại giấy tờ ( như Sổ hộ khẩu –CMND – Giấy đăng ký xe), đương sự phải có đủ các loại giấy tờ cần thiết kể trên, chứng minh được mình là chủ sở hữu hợp pháp của phương tiện bị mất thẻ -> yêu cầu đương sự ký và ghi rõ họ tên vào Biên bản sau đó mới trả lại phương tiện. Nếu có người đứng ra bảo lãnh cho đương sự thì người đó phải là người có chức vụ và quyền hạn trong Công ty, bảo vệ sẽ yêu cầu người bảo lãnh ký và ghi rõ họ tên vào Biên bản để làm bằng chứng về sau.

2. Quy trình kiểm soát xe hơi 4 bánh

- Người Chủ yếu là Ban lãnh đạo của đơn vị Chủ quản, Khách hàng của Công ty, Chính quyền địa phương,….

- Bảo vệ cần chủ động xem xét phương tiện vào Mục tiêu vào là của ai để có cách làm phù hợp.

- Nếu là xe của Ban lãnh đạo Chủ quản, nhanh chóng mở cửa và chào điều lệnh/ hoặc cúi chào.

- Tất cả các loại xe hơi khác đều phải thực hiện đúng quy trình:

a) Quy trình kiểm soát khi xe vào:

- Chủ xe phải đăng ký thông tin tại Phòng bảo vệ, cần có Giấy phép lái xe + Căn cước công dân

- Bảo vệ lấy thông tin: xe vào Công ty để làm gì? Cần xuất/ nhập loại hàng hóa gì? Trên xe có hàng hóa gì không? Có bao nhiêu người đi theo? Xe từ cơ quan đơn vị nào tới?...

- Bảo vệ cần xác minh thông tin với bộ phận nội bộ công ty có liên quan.

- NV bảo vệ sẽ đi một vòng quanh xe để kiểm tra tình trạng xe trước khi đi vào Công ty. Nếu phát hiện những dấu hiệu hư hỏng, trầy xước hoặc thiếu phụ tùng xe thì bảo vệ sẽ chỉ ngay cho tài xế thấy và yêu cầu xác nhận điều đó là đúng, tránh các trường hợp tranh chấp, khiếu kiện về sau.

- NV bảo vệ sẽ quan sát bên trong xe chở bao nhiêu người? Có hàng hóa gì không? Yêu cầu tài xế mở nắp cabô sau xe để kiểm tra, nếu phát hiện có hàng hóa vật tư thì yêu cầu tài xế kê khai và đăng ký vào sổ trực của bảo vệ.

b) Quy trình kiểm soát khi xe ra:

- Bảo vệ sẽ kiểm tra kỹ lưỡng bên trong xe và trong cốp xe.

- Nếu tất cả con người, hàng hóa đều phù hợp với khi xe vào thì bảo vệ thu vào số thẻ khách đã phát, ghi rõ giờ ra của xe và yêu cầu lái xe ký tên vào sổ trực, sau đó mới trả lại giấy tờ tùy thân.

- Bảo vệ nói lời cảm ơn đối với lái xe hoặc khách trước khi mở cổng cho xe rời Công ty.

- Trong trường hợp trên xe có hàng hóa dư so với đăng ký ban đầu thì bắt buộc lái xe khách phải xuất trình được phiếu xuất kho hoặc “ giấy phép” mang vật tư ra cổng do văn phòng cấp.

- Bảo vệ sẽ xác minh bằng cách liên lạc bằng bộ đàm cho vị trí bảo vệ bên trong để biết về tình trạng của lô hàng trên xe. Đồng thời đối chiếu chữ ký mẫu và các đặc điểm khác trên “giấy phép”, phiếu xuất kho, nếu thấy tất cả đều phù hợp thì mới giải quyết cho đem ra.

- Nếu số hàng dư trên xe mà không có bất cứ giấy tờ gì thì bảo vệ sẽ tạm giữ xe, con người và hàng hóa lại. Mời đại diện của VP ra làm chứng, lập biên bản vụ việc trên rồi hai bên cùng bàn bạc về biện pháp xử lý tiếp theo.

3. Quy trình kiểm soát xe tải chở hàng hóa, tài sản.

- Chủ yếu là xe nhập hàng và xuất hàng đi của Công ty Chủ quản.

a) Quy trình kiểm soát khi xe đi vào

Chủ xe phải đăng ký thông tin tại Phòng bảo vệ
Bảo vệ cần lấy thông tin: xe cần vào Công ty để làm gì? Cần xuất/ nhập hàng hóa gì? Trên xe có hàng hóa gì không? Có bao nhiêu người đi theo? Xe từ cơ quan đơn vị nào tới?...
Bảo vệ cần xác minh vào bên trong/ bộ phận có liên quan.
Nếu đúng và được phép vào, thì Bảo vệ sẽ leo lên cabin và vào thùng xe để kiểm tra xem trên xe chở bao nhiêu người? Trên xe có chở hàng hóa hay chỉ là xe không? Nếu có chở theo hàng thì phải hỏi ngay tài xế hoặc chủ hàng là có nhập vào trong kho hay không? Sẽ nhập hết số hàng đó hay chỉ nhập một phần ( hay còn gọi là tạm nhập tái xuất). Nếu số hàng chỉ nhập một phần thì yêu cầu tài xế hoặc chủ hàng phải kê khai và đăng ký rõ ràng vào sổ là chỉ nhập bao nhiêu và tái xuất là bao nhiêu?

b) Quy trình kiểm soát khi xe đi ra:

Bảo vệ sẽ kiểm tra thật kỹ lưỡng như khi xe vào. Bảo vệ sẽ kiểm tra trên cabin, trên thùng xe và dưới gầm xe để phát hiện những sự khác biệt với khi xe vào.
Đối với các xe nhập hết hàng vào trong kho thì khi ra trên xe phải trống, không có bất cứ hàng hóa gì.
Đối với các xe có hàng tạm nhập tái xuất thì NV bảo vệ sẽ đối chiếu thật kỹ số hàng tái xuất với số hàng đã đăng ký trong sổ trực. Nếu tất cả đều khớp với nhau thì bảo vệ mới giải quyết cho xe ra theo đúng thủ tục.
Trong trường hợp trên xe có hàng hóa dư so với đăng ký ban đầu thì bảo vệ sẽ giải quyết giống như trường hợp xe hơi.
Sau khi tiến hành kiểm tra kỹ lưỡng nếu thấy tất cả con người, hàng hóa đều phù hợp với khi xe vào thì bảo vệ sẽ thu lại số thẻ xuất/ nhập đã phát, ghi rõ giờ ra của xe và yêu cầu lái xe ký tên vào sổ trực, sau đó mới trả lại giấy tờ tùy thân. NV bảo vệ sẽ có lời cám ơn đối với lái xe hoặc khách trước khi mở cổng cho xe ra.

Trên đây là quan điểm của Việt Thiên Long về quy trình kiểm soát phương tiện ra vào mục tiêu, một trong những nghiệp vụ quan trọng nhất của nhân viên bảo vệ. Nếu bạn có những đóng góp khác, hãy thảo luận cùng chúng tôi ở phần bình luận nhé. Bảo vệ Việt Thiên Long chúc các bạn thành công!

Công Ty CP DVBV Việt Thiên Long
- Địa chỉ: Tòa nhà 141 Phạm Huy Thông, P.6, Q.Gò Vấp, TP.HCM.
- Website: baovevietthienlong.com.vn
- Fanpage: https://www.facebook.com/DichVuBaoVeChatLuongCaoVietThienLong?locale=vi_VN
- Youtube: youtube.com/channel/UCdl-6R4t7fnrnXCDwWcplww
- P.Kinh doanh: 0938834199
- P.Nhân sự: 0906774899 (Ms. Mỹ Nhi).
#nghiepvubaove #baove #baovevietthienlong